Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya

Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya . Apabila kita mendengar perkataan perkantoran modern pastinya akan terbayang suatu bangunan ...

Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya. Apabila kita mendengar perkataan perkantoran modern pastinya akan terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk. menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management" bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data". Berikut adalah penjelasan seputar pengertian Perkantoran Modern, Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern dan Efisiensi Perkantoram Modern.

Definisi Perkantoran Modern

Perkantoran modern adalah suatu tempat yang memiliki struktur bangunan besar dan sesuai tuntutan jaman yang memiliki tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki pegawai yang disiplin, profesional serta sikap dan memiliki pola pikir yang baik, efektif dan efisien.

Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern

1. Menerima informasi. Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi. Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
4. Memberi informasi. Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
5. Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

Efisiensi Perkantoram Modern

Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:

1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;